隨著集團(tuán)高質(zhì)量發(fā)展，業(yè)務(wù)快速增多，合同數(shù)量及合同涉及金額都迅速增加，合同審核、審批工作量也變得異常繁重，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版審批模式已經(jīng)不能適應(yīng)業(yè)務(wù)需求。同時(shí)，各種合同信息資源迅速增加，查詢統(tǒng)計(jì)需要耗費(fèi)大量的精力，很難有效獲取各種統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果。
集團(tuán)線上辦公系統(tǒng)界面
近期，工程公司積極采用集團(tuán)線上辦公系統(tǒng)中的合同管理系統(tǒng)，在線進(jìn)行合同審批、工程計(jì)量報(bào)審及資金支付審批等工作，有效解決了合同管理業(yè)務(wù)出現(xiàn)的審批效率低、查詢統(tǒng)計(jì)費(fèi)時(shí)費(fèi)力等問題。
本次上線的合同管理系統(tǒng)涵蓋了合同業(yè)務(wù)全生命周期的各個(gè)環(huán)節(jié)，將合同審簽、變更管理、結(jié)算備案、支付審批等流程全面電子信息化，完善了合同簽訂前的相對(duì)方管理、預(yù)算管理、標(biāo)準(zhǔn)文本管理；簽訂中的合同起草、合同審核、合同簽署、合同打??；履行中的合同執(zhí)行監(jiān)控、變更；履行后的合同查詢、統(tǒng)計(jì)、臺(tái)賬等功能。
從面對(duì)面到網(wǎng)對(duì)網(wǎng)的飛躍。系統(tǒng)上線前，經(jīng)辦人需要層層找到各級(jí)審批領(lǐng)導(dǎo)，面對(duì)面進(jìn)行簽批，若遇特殊情況，將導(dǎo)致延長審批時(shí)長，嚴(yán)重影響審批效率。系統(tǒng)上線后，經(jīng)辦人只需將文本及附件上傳至合同管理系統(tǒng)，發(fā)起流轉(zhuǎn)程序，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)固化的流程自動(dòng)推送至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處，在手機(jī)移動(dòng)辦公APP或PC端就可以快速完成審批流轉(zhuǎn)，大大提高了合同審查審批的效率，實(shí)現(xiàn)了合同智能化、系統(tǒng)化、規(guī)范化、集中化的全生命周期管理。
節(jié)約管理成本，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。合同管理系統(tǒng)的無紙化辦公，不僅減少了紙質(zhì)文件的印刷等辦公資源，同時(shí)也縮減了紙質(zhì)審批流轉(zhuǎn)過程中所需的人力和時(shí)間，在節(jié)約公司一定成本的同時(shí)也進(jìn)一步規(guī)范了工作流程，確保了合同管理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作有效落實(shí)。
合同管理系統(tǒng)充分利用信息化的優(yōu)點(diǎn)，將公司所有的合同數(shù)據(jù)上傳至系統(tǒng)，可以更為安全的保管數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，流轉(zhuǎn)過程的電子化，可以方便查看流程的當(dāng)前環(huán)節(jié)，進(jìn)一步提升了信息化管理水平，提高了工作效率。 （工程公司）